Le présent document règle les conditions pour l’envoi d’e-mails en masse par l’intermédiaire des serveurs de messagerie de la Haute Ecole Arc et définit les conditions cadres pour l’envoi d’e-mails à plusieurs destinataires (newsletter, publicité, sondages, enquêtes, …).
On parle d’envoi de masse à partir de 30 destinataires externes à la HE-Arc. Ce document ne s’applique pas aux envois internes.
En cas de plainte à la suite d’envoi d’e-mails non sollicités, notre système de messagerie pourrait se retrouver sur des listes noires.
Il peut prendre jusqu’à 48 heures avant que les démarches pour débloquer la situation ne fassent effet. Pendant ce temps-là tous les e-mails émis de la HE-Arc seront simplement rejetés par les destinataires.
Selon l'art. 3, let. o, LCD, l’envoi de masse par voie électronique est autorisé que sous certaines conditions. La publicité de masse n'ayant aucun lien direct avec une information demandée doit en principe satisfaire aux trois conditions suivantes:
L’envoi est licite dès que le destinataire à communiqué son adresse à l'occasion d'un achat, d'une prestation ou d'une manifestation et qu’il a été informé des possibilités de refuser les envois de publicité ou sondages.
L’envoi est également licite dès que le destinataire a donné son accord en s’inscrivant à une liste de diffusion.
Les e-mails de masse ne doivent être envoyés qu’aux personnes ou adresses e-mail qui l’ont explicitement souhaité.
Tout envoi de masse doit offrir la possibilité de se désinscrire immédiatement lorsqu'il reçoit un e-mail publicitaire ou une newsletter – en général à l’aide d’un lien dans l’e-mail qui le redirige vers un « formulaire de désinscription » sur le site internet.
On peut également envisager que le destinataire puisse se faire désinscrire de la liste de diffusion au moyen d'une simple réponse à l’e-mail reçu en y mettant un mot clé dans le sujet ou le corps du message (par exemple: « désinscription »).
Les indications sur la marche à suivre pour être supprimé de la liste de diffusion doivent être clairement visibles dans chaque e-mail.
Afin de garantir la confidentialité des adresses e-mail, celles-ci ne doivent pas être visibles dans le champ «A:» si il y a plusieurs destinataires.
Les destinataires ne doivent pas voir qui reçoit la newsletter.
Pour ces raisons, les adresses doivent être ajoutées dans le champ «Cci:» pour un envoi groupé ou alors, les messages doivent être envoyés un par un aux différents destinataires.
Le tableau ci-dessous vous aide à savoir si une source de données est valide ou frauduleuse
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Valide |
Frauduleuse |
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Mon carnet d’adresse |
Achat à la chambre du commerce |
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Listes d’inscription en ligne |
Recherche sur internet d’adresse e-mail |
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Bases de données de clients |
Listes d’une autre entreprise |
On part du principe que les adresses e-mail utilisées respectent les points précédents.
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Description |
Envoi via compte |
Envoi via notre système de mailing |
Envoi depuis l’externe (Mandant, compte privé) |
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Envoi d’e-mail à un fournisseur |
Oui |
Non |
Non |
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Appel d’offre vers des fournisseurs |
Oui |
Non |
Non |
|
Invitation à un colloque |
Non |
Oui |
Non |
|
Une entreprise demande de faire un sondage pour ces clients |
Non |
Non |
Oui |
|
Publicités pour les prochaines formations |
Non |
Oui |
Non |
|
Invitation à une rencontre, à un forum, … |
Non |
Oui |
Non |
|
Sondages dans le cadre d’un travail de Bachelor |
A définir |
A définir |
Oui |
|
Enquête de satisfaction interne |
Oui |
Non |
Non |
|
Enquête de satisfaction externe |
Non |
Oui |
Non |
|
Envoi d'un e-mail d'information à toute la HE-Arc |
Oui |
Non |
Non |
|
Newsletter vers des destinataires internes |
Oui |
Non |
Non |
|
Newsletter vers des destinataires externes |
Non |
Oui |
Non |
En cas de doute, le service informatique reste à votre disposition.
Numéro d’article: 37
Auteur: May 3, 2021
Dernière mise à jour: May 3, 2021
Adresse URL en ligne: https://faq.he-arc.ch/article.php?id=37