Comment transmettre des documents confidentiels par courriel ?

La Haute École Arc recommande l'utilisation d'un outil mis à disposition par notre partenaire suisse SWITCH: SWITCH file sender

La connexion à ce service requiert le compte SWITCH edu-ID !

1. Se rendre sur la page internet  https://filesender.switch.ch/ et cliquer sur le bouton Connexion pour passer à l’étape suivante…

2. Établir la connexion en indiquant l’école HES-SO - … et saisir les identifiants du compte SWITCH edu-ID

3. Lors de la première connexion à ce service, ce dernier demande une confirmation des données transmises par le compte edu-ID. Il convient d’Accepter selon son envie

4. Dans la nouvelle fenêtre, charger les documents à envoyer et activer la coche J’accepte les conditions… puis cliquer sur Continue

5. Définir ensuite les paramètres de partage des documents et choisir :

Send via mail

Saisir les adresses des destinataires dans le champ prévu à cet effet (taper Enter à pour effet de valider l’adresse saisie)

Cocher M’ajouter aux destinataires pour vérifier que l’envoi soit bien fait

Ajouter un sujet et un message (la base de la communication!)

Définir la date d’expiration à partir de laquelle le lien de téléchargement ne fonctionnera plus

Définir les notifications désirées selon ce qui est proposé et apprécié

Paramètres avancés: il est conseillé de laisser ce qui est sélectionné et écrit.

Cliquer sur le bouton Envoyer pour continuer…

6. Le système charge directement le document chez SWITCH et indique lorsque le téléchargement est terminé :

7. Pour vérifier les différents partages en cours ou terminés, un clic sur le menu Dépôts permet de gérer ces partages.

8. Capture d’écran du mail que reçoivent les destinataires du courriel :