Inviter un intervenant externe qui ne possède pas de compte HE-Arc ou de compte Microsoft d'une autre organisation à rejoindre une réunion

Cet article explique pas à pas comment inviter un intervenant externe à la HE-Arc qui ne possède pas de compte, afin que ce dernier puisse rejoindre une réunion.

La création d’une réunion et l’envoi de l’invitation doit absolument se faire par une personne interne à la HE-Arc, par exemple un/une membre d’un secrétariat.
Dès l’invitation envoyée, l’intervenant externe peut se connecter à Teams.

ATTENTION : Cette documentation ne s’adresse qu’aux intervenants externes qui n’ont pas de compte à la HE-Arc

Cette procédure est à effectuer avant l’intervention et est constituée de deux étapes distinctes :

1ère étape :
Création de la réunion et l’envoi de l’invitation à rejoindre l’équipe à l’intervenant externe par un membre de la HE-Arc

2ème étape :
L’acceptation de l’invitation en tant qu’invité par l’intervenant externe

Création de la réunion et envoi de l’invitation par un membre de la HE-Arc
La création de la réunion et l’envoi de l’invitation doivent être effectués par un membre de la HE-Arc.
En ce qui concerne la création de la réunion, veuillez suivre le chapitre 3.

Création d’une réunion publique
Créez une nouvelle réunion Teams dans Outlook.
Récupérez l’adresse web de la réunion en réalisant un clic droit sur le lien et en sélectionnant "Copier le lien hypertext"
C’est ce lien qui servira à la connexion, aussi bien des invités que des présentateurs.

Envoyez l’invitation aux présentateurs et publiez le lien sur le support choisi (Réseau sociaux, site web…).
Tous les destinataires de l’email pourront être définis comme présentateur dans les options de réunions ci-dessous.

Configuration de la réunion

Cliquer sur le lien "Options de réunion" dans le mail, pour configurer votre salle de réunion.

Vous pouvez vous connecter préalablement à votre réunion pour tester son fonctionnement et effectuer d’éventuels réglages (Bloc-notes de réunions, affichage des participants, etc…)

Pendant la réunion :

Si vous avez activé l’option "Salle d’attente" dans les options de réunion, lorsqu’un invité se connecte à la réunion, une notification apparait dans la barre de gestion de Teams, il est alors possible de lui valider l’accès.

Il est également possible de cliquer sur "Afficher la salle d’attente" ce qui ouvrira la barre "Participants". Tous les participants seront affichés dans cette barre, ceux en attente le seront tout en haut, il faudra cliquer sur le bouton pour autoriser l’entrée de chacun des invités.

Du côté de l’intervenant externe – création du compte « Invité »
L’intervenant externe vérifie dans sa boîte de réception s’il a bien reçu le courriel d’invitation.

Cliquez sur le bouton bleu « Open Microsoft Teams » et la création du compte « Invité » démarre, sauf dans le cas où vous disposez déjà d’un compte dans une autre organisation, dans ce cas il vous suffira de vous connecter avec les identifiants de votre organisation.

Cliquez sur « Suivant »

Créez un mot de passe de plus de 8 caractères et relativement complexe puis cliquez sur le bouton « Suivant »

Retournez sur votre adresse mail puis insérez le code de sécurité qui vous a été fourni et cliquez sur le bouton « suivant »

Résolvez des questions de sécurité puis cliquez sur le bouton « Suivant »

Cliquez sur le bouton « Accepter »

Si vous avez déjà installé Teams, cliquez sur le lien « Lancer maintenant ». Sinon vous pouvez la télécharger en utilisant le bouton « Obtenir l’application Teams » ou utilisez l’application Web (attention au problème de son pour l’application Web, veuillez-vous munir d’un micro-casque).
Vous avez rejoint la réunion et pouvez dispenser votre cours.